En un mercado en el que se debe conseguir el máximo rendimiento de los recursos, estructurar los proyectos y organizarlos de una forma correcta es básico para poder ponerlos en marcha.
Por esta razón, las empresas buscan profesionales preparados para maximizar el rendimiento de sus recursos a través de una eficaz gestión de proyectos. En nuestro Máster en Project Management, te proporcionamos las herramientas y estrategias necesarias para lograr esta gestión efectiva de proyectos y destacar en tu trayectoria profesional.
¿Qué es la estructura de un proyecto?
La estructura de un proyecto es la manera en la que se planifica y se controla este, la base para poder trabajar a lo largo de todo el proceso. Hay diferentes metodologías que se utilizan para estructurarlo, entre ellas se encuentran la Kanban, la Scrum o el método Agile.
¿Qué elementos tiene la estructura de un proyecto?
La estructura de un proyecto se compone de varios elementos clave que tendremos que ordenar posteriormente:
- El objetivo del proyecto, que define su propósito y resultados esperados.
- Las actividades necesarias para alcanzar estos objetivos, organizadas en fases y tareas específicas.
- La asignación de recursos, como personal, tiempo y presupuesto.
- La identificación de los riesgos potenciales.
- El desarrollo de estrategias de mitigación.
- La comunicación clara y la gestión del equipo.
- Un cronograma que marca los hitos y fechas límite, proporcionando una guía temporal para el progreso del proyecto.
¿Cómo debe ser la estructura de un proyecto?
Estos elementos que hemos visto que forman parte de la gestión de proyectos deben de ordenarse y estructurarse para poder comenzar a trabajar.
1. Objetivos y Alcance
La primera de las acciones y una de las más importantes es la definición de los objetivos del proyecto y los límites de lo que se incluirá y no se incluirá en el trabajo.
2. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
En esta siguiente fase, se descompone el proyecto en partes más pequeñas y manejables, como tareas, actividades y entregables.
3. Cronograma
Posteriormente, se establece la secuencia y la duración de las actividades del proyecto, asignando fechas de inicio y finalización a cada tarea.
4. Recursos
Pero para empezar a trabajar, es clave llevar a cabo la identificación de los recursos necesarios, como el personal, el equipo, los materiales y la forma de financiarlo.
5. Responsabilidades
Ahora es el momento de definir los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo y de las partes interesadas involucradas en el proyecto.
6. Comunicaciones y Reportes
Establecer los canales de comunicación y los informes necesarios será crucial para mantener a todas las partes informadas sobre el progreso y los problemas del proyecto.
7. Riesgos y Mitigación
Para evitar sorpresas, es preciso identificar posibles riesgos y establecer planes para gestionar y mitigar esos riesgos durante la ejecución del proyecto.
8. Calidad
Por último, se deberán definir los estándares de calidad que se tienen que cumplir en los entregables del proyecto y los procesos para garantizar que se cumplan.
¿Cómo se organizan las personas en un proyecto?
En la estructura de un proyecto, las personas se organizan de acuerdo con sus roles y responsabilidades específicas. Puede haber ciertas variaciones dependiendo del tamaño del proceso y los recursos que se utilicen en él. Vamos a analizar algunas de las formas más comunes.
Organización Funcional
Los miembros del equipo son asignados a proyectos mientras continúan reportando a sus respectivos departamentos funcionales. Este enfoque es usual en organizaciones con una estructura jerárquica tradicional.
Organización por Proyecto
Se establece un equipo de proyecto dedicado que incluye miembros de diferentes funciones y departamentos de la organización. Este equipo trabaja exclusivamente en el proyecto hasta su finalización.
Organización Matricial
Combina elementos de la organización funcional y por proyecto. Los miembros del equipo pueden reportar tanto a un gerente de proyecto como a un gerente funcional, lo que permite una mayor flexibilidad y colaboración entre los departamentos.
Organización Basada en Equipos Autónomos
Se forman equipos multifuncionales y autónomos que tienen la responsabilidad completa de llevar a cabo el proyecto. Estos equipos tienen autoridad para tomar decisiones y gestionar recursos de manera independiente.
Ejemplo práctico de la estructura de un proyecto
Vamos a plantear que es necesaria la digitalización de los cuadros de un museo. ¿Cómo se llevaría a cabo este proyecto? En diferentes fases, se realizaría cada uno de los pasos necesarios:
- Planificación y preparación: Investigación de tecnologías adecuadas, selección de equipos y establecimiento de objetivos.
- Implementación: Captura de imágenes de alta resolución de las obras, organización de datos y creación de una base de datos digital.
- Acceso y difusión: Desarrollo de una plataforma en línea para que el público acceda a las obras digitalizadas, junto con información detallada sobre cada una. El proyecto se ejecutará bajo supervisión de expertos en conservación y tecnología.
