La digitalización es el proceso de conversión de datos analógicos a formato digital, pero también el uso de tecnologías digitales para cambiar un modelo de negocio y proporcionar con ello nuevos ingresos y oportunidades de valor.
En inglés existen dos palabras diferentes para diferenciar ambos conceptos: Digitization y Digitalization. Sin embargo, en castellano la cosa se complica un poco, ya que la misma palabra se utiliza para todo. Pero la cosa no queda ahí; también tendemos a confundir la digitalización de negocios con la transformación digital.
Dicho esto, tenemos que diferenciar entre la digitalización de procesos y la digitalización de negocios. Vamos a arrojar un poco de luz a este galimatías para aclarar conceptos y entender la importancia de la digitalización en sí.
Qué es la digitalización de procesos
A priori, puede parecer que esto va de crear una web para un negocio o tener cuenta en redes sociales. Sin embargo, prácticamente todos los procesos en una empresa se pueden digitalizar o lo que es lo mismo, convertir flujos analógicos individuales de información en bits digitales.
La digitalización de procesos debe basarse en —valga la redundancia— tecnologías digitales y en gestionar los datos de manera digital. ¿El objetivo? Optimizar resultados gracias a la información obtenida. De algún modo, este sería el primer paso hacia la transformación digital —aunque no el único—.
Un dato a tener en cuenta antes de seguir: se estima que, gracias a la digitalización de procesos, los costes de una compañía u organización podrían reducirse hasta en un 90%.
Qué es la digitalización de negocio
Que una empresa digitalice sus procesos no tiene por qué desembocar necesariamente en una digitalización de negocio. El cambio aquí de analógico a digital debe abarcar muchos más puntos. En primer lugar, en la digitalización de empresas la clave es la reestructuración en torno a la comunicación digital y las infraestructuras de los medios digitales.
Las herramientas digitales que se implementen tienen que mejorar todos los procesos dentro de una empresa; desde cómo se genera el producto o servicio, hasta cómo es la relación con los clientes. Incluso departamentos internos como Recursos Humanos tienen que estar involucrados en este desarrollo.
Desde la pandemia de la COVID-19, la digitalización de los negocios ya no es una opción, sino más bien una necesidad. Amén de que la digitalización abre la puerta a nuevas líneas de negocio y oportunidades, al mismo tiempo que ayuda a optimizar recursos.
Entonces, ¿dónde queda la transformación digital? Pues en el siguiente punto. Cuando una empresa ha iniciado su proceso de digitalización, lo siguiente es llevar a cabo la transformación a fondo de su modelo de negocio. Por supuesto, esto también incluye un cambio de paradigma en la cultura empresarial y en la mentalidad de quienes la lideran.
Resumiendo, la transformación digital utiliza la tecnología para hacer que todos y cada uno de los procesos de una empresa sean dinámicos y, sobre todo, que se adapten a un mundo que está en constante cambio.
Dicho esto, la importancia de la digitalización reside aquí, en que sin ella la transformación digital no sería posible.
Transformación digital en las empresas
La respuesta a esa pregunta es bastante evidente: porque los beneficios para empresas y organizaciones son cuantiosos.
En primer lugar, gracias a la optimización de los procesos de trabajo, pues esto de por sí conlleva otros beneficios asociados. Por ejemplo, una mayor productividad en el caso de la automatización de tareas.
Además, al contrario de lo que pueda parecer por la inversión inicial que conlleva, una reestructuración del trabajo más eficiente reduce sustancialmente los costes. Y ya sabemos el resultado que obtenemos de sumar reducción de costes con mayor productividad, ¿no?
Por otro lado, no debemos pasar por alto que la digitalización facilita exponencialmente la toma de decisiones; esto se debe a que tenemos a nuestra disposición más datos gracias al uso del Big Data y la Inteligencia Artificial.
Cómo último punto hemos dejado lo más importante: la mejora de las condiciones laborales y del trabajo en equipo. Y es que la digitalización permite obtener una mayor flexibilidad en los horarios, fomenta el teletrabajo y optimiza el trabajo colaborativo. Esto último puede liberar de carga a los participantes y simplificar los pasos, lo que se traduce en una disminución de las fricciones en el equipo.
Es por ello que podemos resumir que la transformación digital en las empresas, y organizaciones, les beneficia al optimizar procesos, reducir costes, mejorar la toma de decisiones y promover mejores condiciones laborales y trabajo en equipo.
