La gestión de proyectos legales dentro de una empresa puede suponer un problema si no se cuenta con profesionales preparados para ello. En este artículo daremos a conocer qué es exactamente el Legal Project Management y sus ventajas a la hora de utilizarlo en una empresa.
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¿Qué es el Legal Project Management?
El Legal Project Manager es un profesional que reúne conocimientos en gestión de proyectos con experiencia legal. Su objetivo radica en supervisar y coordinar proyectos legales complejos, asegurando que se pongan en marcha dentro del presupuesto, tiempo y alcance establecidos. Un LPM debe contar con habilidades como la planificación, la comunicación efectiva o la resolución de conflictos, además de entender las prácticas legales y las regulaciones pertinentes.
¿Qué importancia tiene el Legal Project Management en la empresa y sus proyectos?
Una de las principales ventajas del Legal Project Management es que puede asegurar que los proyectos legales se completen dentro del presupuesto, tiempo y alcance establecidos. Gracias a esto, se optimiza la eficiencia, se reducen riesgos y se mejora la calidad del servicio legal.
Su implementación aporta fuerza a la reputación y el éxito de los proyectos y las organizaciones al mejorar la planificación, ejecución y entrega de servicios legales, cumpliendo con las expectativas y necesidades del cliente.
¿Cuáles son las funciones del Legal Project Manager en la empresa?
A pesar de que cada empresa tiene unas necesidades diferentes, el LPM cuenta con ciertas funciones que, como ya hemos adelantado, reducen riesgos dentro de los proyectos y optimizan su presupuesto:
Es el responsable de planificar y coordinar todas las actividades relacionadas con el proyecto legal, de principio a fin.
- Define los objetivos del proyecto legal y establece el alcance del trabajo necesario para alcanzarlos.
- Asigna y gestiona los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto, incluyendo personal, tiempo y presupuesto.
- Funciona como enlace entre abogados, clientes y otros equipos internos, facilitando la comunicación.
- Supervisa el progreso del proyecto y ajusta las estrategias para garantizar la finalización exitosa del proyecto.
- Identifica y evalúa los riesgos y desarrolla estrategias para mitigarlos.
- Realiza una evaluación para analizar los resultados alcanzados, identificar lecciones aprendidas y recomendaciones para proyectos futuros.
Las 4 etapas del Legal Project Management
Hasta aquí, no ha quedado ninguna duda de la importancia que tiene el Legal Project Manager en la gestión de proyectos legales. Su papel como supervisor y gestor es crucial, entre otras cuestiones, para asegurar plazos y optimizar recursos.
Sin embargo, para garantizar el éxito, su trabajo se divide en una serie de etapas que establecen un orden adecuado y ayudan a alcanzar los objetivos del proyecto.
Inicio y planificación del proyecto
En esta fase se establecen los objetivos específicos del proyecto legal y se planifica el alcance que deberá tener.
De la misma forma, es fundamental identificar y asignar los recursos necesarios, como personal, tiempo y presupuesto. Con esto será posible crear un plan detallado que incluya cronogramas, hitos clave, responsabilidades del equipo y el presupuesto.
Ejecución del proyecto
La siguiente etapa tendrá como objetivo poner en práctica las actividades y tareas definidas en el plan del proyecto.
En esta fase el LPM se encargará de supervisar y coordinar las actividades del equipo legal y otros equipos involucrados en el proyecto, siendo clave un buen uso de la comunicación para llevarlo a cabo.
Seguimiento y control del proyecto
El proyecto no alcanzará sus objetivos si el LPM no realiza un seguimiento de su avance, evaluando y gestionando los cambios que mejorarán su puesta en marcha y resolverán sus problemas.
Cierre del proyecto
La finalización del proyecto requerirá una revisión exhaustiva del mismo para detectar que todo se ha implementado de una forma correcta.
El Legal Project Manager evaluará los procesos, sus resultados y las lecciones aprendidas del trabajo para su uso en futuros proyectos.
Retos y consideraciones en la implementación del Legal Project Management
La implementación del Legal Project Management puede enfrentar algunos retos que deberán ser controlados para evitar que impidan conseguir el objetivo buscado. Analizamos algunos de ellos:
Cambio cultural
La introducción de prácticas de gestión de proyectos en entornos legales, especialmente en el campo del legaltech, puede encontrar resistencia debido a la tradición y la cultura legal establecida. Para contrarrestar este desafío, es fundamental fomentar una mentalidad abierta al cambio.
Adopción de herramientas tecnológicas
Es importante seleccionar las herramientas adecuadas y capacitar al personal en su uso para maximizar su efectividad.
Gestión del cambio
El cambio hacia una metodología de gestión de proyectos puede requerir ajustes en la forma en que se realizan las tareas y se estructuran los equipos, incluyendo la comunicación clara de los beneficios para minimizar la resistencia y facilitar la transición.
Definición clara de roles y responsabilidades
Es fundamental establecer roles y responsabilidades, ayudando a evitar confusiones y garantizar una colaboración efectiva en todo el proyecto.
Integración con procesos legales existentes
El LPM debe integrarse con los procesos legales existentes de la empresa para garantizar una implementación fluida y minimizar la interrupción en las operaciones diarias. Esto puede requerir ajustes en los procedimientos y políticas establecidas.
En conclusión, el Legal Project Manager optimiza la gestión de proyectos legales, asegurando cumplimiento de plazos y presupuestos, mejora la comunicación entre equipos y clientes, reduce riesgos legales y aumenta la eficiencia. Al integrar métodos de gestión con conocimiento legal, fortalece la reputación y el éxito comercial de las empresas.
