En un mercado marcado por la transformación digital, enfrentarse a crecer en un puesto de trabajo supone contar con habilidades y conocimientos que permitan a los profesionales entender los nuevos modelos de negocio. Para ello, es imprescindible tener una formación especializada que ofrezca una mejora frente a los competidores.
¿Qué es un PMBOK?
La importancia de la gestión de proyectos estructurando la forma en la que se ponen en marcha, y los pasos que hay que dar para ello, ha creado ciertas estructuras que facilitan su puesta en marcha, como es el caso de PMBOK.
El PMBOK, o Project Management Body of Knowledge, es un marco de referencia global desarrollado por el Project Management Institute (PMI). Mediante este conjunto de estándares y mejores prácticas, se proporciona una guía integral para la gestión de proyectos, de manera que se cubren áreas como la planificación, ejecución, monitoreo y cierre. El PMBOK establece un vocabulario común y una serie de procesos estandarizados, facilitando la comunicación y colaboración entre profesionales de la gestión de proyectos.
¿Para qué sirve un PMBOK?
El PMBOK funciona como una guía esencial para la gestión de proyectos. Mediante su utilización se cuenta con una serie de estándares y mejores prácticas que mejoran en gran medida la planificación, la ejecución y el control de los proyectos gracias a su enfoque estructurado en un conjunto de procesos frecuentes.
A diferencia de otros métodos no estructurados, el PMBOK ofrece un lenguaje unificado para profesionales de la gestión de proyectos, mejorando la comunicación y colaboración, creando así un sistema más universal.
Fases de un proyecto según el PMBOK
Para mejorar el desarrollo de proyectos, el PMBOK cuenta con una división estandariza de cinco fases:
1. Inicio (Initiating)
En esta primera fase, se define y autoriza oficialmente el proyecto, identificando objetivos, stakeholders y restricciones. Gracias a esta parte del proceso se establece la viabilidad y se designa al director del proyecto.
2. Planificación (Planning)
A continuación, se desarrolla un plan detallado que aborda alcance, plazos, costes, calidad, comunicación, riesgos y adquisiciones. Este plan sirve como guía para la ejecución y control del proyecto.
3. Ejecución (Executing)
En tercer lugar, se implementa el plan del proyecto. Las tareas y actividades definidas en la fase de planificación se llevan a cabo para cumplir con los objetivos.
4. Seguimiento y control (Monitoring and controlling)
Esta fase es clave y continua, ya que en ella se supervisa y controla el progreso del proyecto. Se comparan los resultados con el plan original y se toman medidas de corrección según sea necesario.
5. Cierre (Closing)
En último punto se finaliza el proyecto formalmente, liberando recursos y entregando productos o servicios al cliente. En esta fase es imprescindible realizar una evaluación del rendimiento y documentar lecciones aprendidas que se conviertan en bases para proyectos futuros.
Aplicación de PMBOK en la gestión de proyectos
La aplicación del PMBOK en la gestión de proyectos implica seguir este enfoque estructurado en cinco fases, pasando por cada una de ellas y aprendiendo del desarrollo. Gracias a este sistema, los equipos cuentan con un conjunto de procesos, herramientas y mejores prácticas, en forma de una guía integral para llevar a cabo proyectos exitosos.
Áreas de conocimiento de PMBOK
El PMBOK abarca diez áreas de conocimiento esenciales en la gestión de proyectos. Estas incluyen:
- Gestión de la integración: Coordinar todas las partes del proyecto, asegurando que funcionen de manera eficiente y efectiva
- Alcance: Definir y controlar lo que está incluido en el proyecto y lo que no está incluido.
- Tiempo: Establecer un cronograma para el proyecto y garantizar que se cumplan los plazos.
- Costes: Valorar, presupuestar y controlar los presupuestos del proyecto.
- Calidad: Asegurarse de que el proyecto satisfaga los objetivos de calidad especificados.
- Recursos humanos: Organizar y gestionar al equipo del proyecto.
- Comunicaciones: Asegurar la información oportuna y adecuada dentro del equipo y con las partes interesadas externas.
- Riesgos: Identificar, analizar y responder a los riesgos del proyecto.
- Adquisiciones: Comprar o adquirir productos, servicios o resultados necesarios para el proyecto.
- Partes interesadas: Identificar a todas las partes implicadas del proyecto y gestionar sus expectativas.
Herramientas de PMBOK
Estas cinco son algunas de las herramientas clave asociadas con el PMBOK:
Matriz de responsabilidades (RACI)
Clarifica roles y responsabilidades al asignar a cada tarea un nivel de responsabilidad. La Matriz RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Es una herramienta valiosa para evitar malentendidos sobre quién hace qué en el proyecto y garantizar una distribución clara de responsabilidades.
Diagrama de Gantt
Visualiza el cronograma del proyecto, mostrando las tareas, plazos y dependencias de manera gráfica. Consiste en una serie de barras horizontales que representan las tareas del proyecto y su duración.
Cada barra está posicionada a lo largo de una línea de tiempo, mostrando cuándo se espera que comiencen y terminen las tareas.
Matriz de comunicaciones
Define los canales de comunicación dentro del equipo y con los stakeholders para garantizar una comunicación efectiva. La matriz de comunicaciones ayuda a identificar y documentar quiénes son las partes interesadas del proyecto, qué información necesitan, cuándo la necesitan y cómo se les proporcionará esa información.
Análisis de riesgos
Identifica, evalúa y gestiona los riesgos potenciales del proyecto, desarrollando estrategias para mitigar impactos negativos. El análisis de riesgos ayuda a los equipos del proyecto a anticipar y abordar posibles problemas antes de que se conviertan en obstáculos significativos.
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
Descompone el alcance del proyecto en tareas más manejables y comprensibles, facilitando la planificación y asignación de recursos. La EDT es utilizada en la fase de planificación del proyecto y ayuda a descomponer el alcance del proyecto en partes más manejables y comprensibles. Es una representación jerárquica y desglosada de todas las tareas, actividades y entregables que deben realizarse en un proyecto.
En definitiva, el PMBOK permite gestionar los proyectos de una forma estructurada, mediante unos estándares probados y universales, con unos importantes beneficios para la empresa.
