La gestión de proyectos se ha convertido en una cuestión básica dentro de las empresas. Poder plantear, desarrollar y hacer el seguimiento de las actividades puestas en marcha es crucial para mejorar la productividad y optimizar al máximo los recursos dentro de una organización.
Una formación sólida que permita el desarrollo de habilidades es imprescindible a la hora enfrentarse a las nuevas necesidades del mercado laboral actual, el Máster en Project Manager es la respuesta para trabajar con las exigencias más demandadas.
¿Qué es el seguimiento de un proyecto?
El seguimiento de un proyecto o project tracking es el proceso de monitorear y evaluar el progreso de las actividades y tareas conforme al plan que previamente se ha establecido. Este proceso implica comparar el estado actual del proyecto con los hitos y objetivos definidos inicialmente, identificando cualquier tipo de desviación o problema potencial.
Este seguimiento se realiza de manera regular y sistemática durante todas las etapas del proyecto, utilizando herramientas y técnicas específicas que recopilen datos que puedan ser necesarios para reevaluar o mejorar cualquier parte del proceso. De esta manera se detecta cualquier riesgo temprano que pueda afectar el éxito del proyecto, permitiendo tomar medidas correctivas oportunas para mantenerlo en curso y cumplir con los objetivos.
¿Por qué es tan importante el project tracking?
El project tracking es indispensable, puesto que proporciona una visión en tiempo real del progreso y permite identificar desviaciones tempranas del plan. Al monitorizar de forma constante, es posible tomar medidas correctivas que eviten retrasos, sobrecostos o incumplimientos de objetivos.
Por otro lado, se facilita la toma de decisiones informadas, mejora la comunicación entre los miembros del equipo y garantiza que el proyecto avance de manera eficiente hacia su conclusión exitosa. En resumen, el seguimiento es fundamental para gestionar los riesgos y asegurar la calidad y la satisfacción de los clientes.
Factores clave para un buen seguimiento de proyecto
Para poder llevar a cabo un seguimiento de proyecto oportuno, es preciso tener en cuenta ciertos factores que ayudarán a mejorarlo.
Establecimiento de métricas claras y objetivas
Definir indicadores de rendimiento clave (KPIs) que sean medibles y específicos para evaluar el progreso del proyecto. Esto incluye hitos, plazos, presupuestos y calidad del trabajo.
Utilización de herramientas adecuadas de seguimiento
Emplear software de gestión de proyectos que permita registrar y visualizar el avance de las tareas, así como comunicar eficazmente entre los miembros del equipo.
Comunicación efectiva
Fomentar una comunicación abierta y transparente entre todos los miembros del equipo, asegurando que estén al tanto del estado del proyecto, los objetivos y cualquier desafío que surja.
Asignación clara de responsabilidades
Definir roles y responsabilidades específicas para cada miembro del equipo, asegurando que todos entiendan sus funciones y contribuyan al logro de los objetivos.
Monitoreo regular y sistemático
Realizar revisiones periódicas del progreso del proyecto, programando reuniones de seguimiento para evaluar el estado actual, identificar desviaciones y tomar medidas correctivas.
Flexibilidad y adaptabilidad
Estar preparado para ajustar el plan según sea necesario en respuesta a cambios en los requisitos del cliente, riesgos emergentes o nuevas oportunidades.
Gestión proactiva de riesgos
Identificar y evaluar los riesgos potenciales del proyecto, desarrollar estrategias de mitigación y estar preparado para abordar los problemas antes de que se conviertan en obstáculos importantes.
Registro de lecciones aprendidas
Documentar y analizar las experiencias pasadas del proyecto para identificar áreas de mejora y aplicar aprendizajes en futuros proyectos, promoviendo así la mejora continua del proceso de seguimiento del proyecto.
Herramientas que ayudan al seguimiento de proyectos
Trello
Trello es una herramienta de gestión de proyectos basada en tarjetas, que permite organizar tareas en tableros visuales. Los equipos pueden crear listas de tareas, asignarlas a miembros, establecer fechas límite y moverlas entre diferentes etapas según avanza el proyecto.
Asana
Asana es una plataforma de gestión de trabajo colaborativo que facilita la organización y seguimiento de proyectos. Permite crear listas de tareas, establecer fechas de vencimiento, asignar responsabilidades y seguir el progreso de cada tarea en tiempo real.
Microsoft Project
Microsoft Project es una herramienta avanzada de gestión de proyectos que ofrece funcionalidades como la creación de cronogramas, asignación de recursos, seguimiento de costos y generación de informes. Es especialmente útil para proyectos complejos que requieren una planificación detallada y un seguimiento riguroso.
Jira
Jira es una herramienta popular entre los equipos de desarrollo de software, pero también es útil para proyectos en general. Permite la gestión de tareas, seguimiento de errores, colaboración entre equipos y seguimiento del progreso del proyecto a través de tableros ágiles y otras funcionalidades.
Monday.com
Monday.com es una plataforma de gestión de proyectos visual y personalizable que ofrece una variedad de herramientas para el seguimiento de proyectos, incluyendo tableros, calendarios, diagramas de Gantt y seguimiento del tiempo. Facilita la comunicación entre los miembros del equipo y la supervisión del progreso del proyecto en todas sus etapas.
