En 2020 millones de trabajadores en todo el mundo se encerraron en casa y comenzaron algo para lo que no estaban entrenados: el teletrabajo. Que por supuesto se mezclaba con la vida personal y con la conciliación familiar. Incluso el CEO de Microsoft, Satya Nadella, explicaba que los límites se habían vuelto tan difusos que, en ocasiones, sentía que “dormía en el trabajo”. El resultado: un primer acercamiento por lo general mejorable en el que ha reinado la sensación de no llegar a todo lo que se debía, cierta soledad y grandes dosis de procrastinación, con una priorización mejorable marcada por la pérdida de foco.
Teletrabajar es una manera fantástica de afrontar nuestra rutina profesional, con multitud de ventajas, que han sido ampliamente debatidas y expuestas, por ejemplo en este artículo. De hecho, se cree que este concepto se consolidará en el futuro, y que aun con la mejora de la situación sanitaria muchos trabajadores lo habrán abrazado para siempre.
Precisamente por eso, para mejorar tu productividad, te dejamos aquí varias maneras de mejorar tu time management, evitando comenzar ese proyecto que es claramente no prioritario y dejando para más tarde una nueva lavadora. Incluso se ha creado la disciplina de Gestión del Tiempo en las Organizaciones (Organizational Time Management), para determinar, valorar y reducir la pérdida de tiempo dentro de las compañías.
Lo primero, tener un enfoque completo de tus tareas
Es tan obvio que a veces lo olvidamos. ¿En cuántas ocasiones empezamos a trabajar con el piloto automático, retomando el último mail y entrando en una rutina de la que ya no somos capaces de evadirnos sin tener en cuenta la visión conjunta de tus proyectos y prioridades?Por ello, es clave tener una visión completa de toda tu lista de tareas. Y a partir de ahí fijarse metas, establecer prioridades en el día a día o por semanas. Y eso implica elecciones. Significa decidir. Elegir de todo tu backlog, que seguro es espectacular, qué hacer y qué no hacer. Te tocará hacer listas, las famosas to-do list o contar con herramientas o sistemas de priorización. Implica también aprender a delegar tareas, analizar constantemente cómo se trabaja y si nuestro espacio de trabajo es efectivo, comprendiendo qué productividad genera nuestro método.
Lo prioritario vs lo no prioritario
Suena fácil, pero acabamos enredándonos. Se trata de mantener el foco en lo prioritario. La psicóloga ocupacional Emma Donaldson-Feilder ha señalado una serie de consejos de time management precisamente para focalizar mejor nuestras tareas, centrándonos en los objetivos principales, para lo que recomienda hacer to-do lists. Al final reduce a las 4D lo que tenemos que hacer centrándonos en el estrés que nos genera el email:
- Delete (eliminar la mitad de los correos que se apilan)
- Do (hacerlo si es urgente o puede ser completado rápidamente)
- Delegate (si alguien lo puede hacer igual o mejor que tú)
- Defer (dejar para más tarde emails que nos ralentizarán y puede ser ejecutados más adelante).
Para mantener el foco, cuidado con el multitasking: aun siendo un valor en alza, no todos lo manejamos bien: nos hace saltar de una tarea a otra, obligando a nuestros cerebros a reiniciarse y volver a enfocarse cada vez que hacemos el cambio. Por no hablar del síndrome de Diógenes de las pestañas que acumulamos: ¿en cuánto está tu récord?, ¿cuarenta pestañas a la vez?, ¿cincuenta? Existe, de hecho, una extensión de Chrome pensada para solucionar este problema y “suspender” aquellos tabs que no han tenido actividad reciente.
Así que finaliza tareas, cierra tarjetas en Trello, elimina pestañas. Trata de converger sin abrir nuevos proyectos o acabarás ahogado en un océano de tareas y frustración.
Sistemas de gestión del tiempo
Para asegurar el cumplimiento de tus metas y objetivos principales, existen múltiples métodos y sistemas de gestión del tiempo que te permitirán alcanzar tus objetivos. Los hay tremendamente sencillos, como la “Matriz Eisenhower”, también conocida como la Matriz Urgente-Importante, que te invitará a dividir en cuatro cuadrantes tus tareas, permitiéndote comprender cuáles abordar de inmediato y cuáles delegar o eliminar.
- Urgente e importante son las tareas que realizarás inmediatamente.
- Importante, pero no urgente son aquellas tareas que harías a continuación y que, si tenemos una división eficiente del tiempo, suelen ocupar la mayor parte de nuestro día a día.
- El tercer cuadrante son tareas urgentes pero no importantes, y por tanto puedes o debes delegarlas a otra persona.
- Ni urgente ni importante son aquellas tareas que, lógicamente, no deberías abordar.
Hay más, por supuesto, uno muy visual es la conocida como técnica Pomodoro y, por supuesto, todas aquellas técnicas y metodologías ágiles a las que cada vez estamos más habituados.
Evaluar el resultado
Una vez pongas en marcha estos consejos será igualmente importante comprender si te funciona, determinar con tu equipo cuáles de estas técnicas han mejorado tus procesos. Analiza qué proyectos finalizaron, cuáles quedaron en suspenso (con la consiguiente pérdida de foco y de horas), qué cuellos de botella se generaron y qué tareas se habrían podido delegar en otros equipos o colaboradores. ¿Realizaste y finalizaste tareas que no aportaron valor?
Lo personal vs Lo profesional
Por último, y no menos importante, el time management en tiempos de Covid y, por lo tanto, mientras teletrabajas requiere establecer unas barreras personales. Al trabajar en casa el resto de la familia, principalmente los niños, puede considerar que estás ahí para ellos. Y aquí la frustración por tu parte y también por la de tu familia puede aumentar si no queda claro cuál es la barrera física y temporal que separa el trabajo de lo familiar o personal.
Si deseas teletrabajar, algunos sectores facilitan más este proceso que otros, por ello, realizar una formación superior en tu ámbito y conseguir una mayor especialización podría facilitarte este camino.
