Por Fabián Lira (redacción ISDI)
El nuevo año está a la vuelta de la esquina y aunque no podamos creer que el 2020 ya termine, es necesario comenzar a pensar en lo que nos deparará el 2021. Sin duda la mejor forma de hacerlo en términos laborales es a través de una buena planeación y estructura de trabajo.
Si bien aun existe incertidumbre en muchos aspectos, hay elementos que podemos controlar y mejorar para tener un rendimiento y productividad laboral mayor ahora que ya estamos más adaptados al trabajo remoto y las nuevas condiciones profesionales en las que tendremos la gran mayoría que seguir funcionando.
Durante la pandemia y el paso al home office, uno de los talones de Aquiles que más impactó a muchos profesionales, empresas y negocios en general fue el “time management”. El correcto manejo del tiempo cuando se trabaja puede significar la diferencia entre ser productivo y eficiente, o no serlo en absoluto, teniendo implicaciones que pueden afectar considerablemente el funcionamiento de un negocio o equipo de trabajo.
Por lo anterior les queremos dar algunos tips para que puedan mejorar su manejo del tiempo.
1. Visualización y priorización
Es necesario contar con una visión holística y completa de todos los pendientes y tareas que tengas, esto te va a ayudar a tener claridad para generar una proyección realista y estimada de todo lo que tienes que lograr y el tiempo que podría tomarte hacerlo. Una vez hayas trazado este filtro es básico determinar qué tareas son urgentes, cuáles son importantes y cuáles pueden esperar para su ejecución. Lleva un control de estas prioridades, no lo dejes a tu memoria, crea tablas de entrega y estatus de cada tarea para que puedas tener mejor visibilidad de tiempos y complejidades.
Para ejecutar cualquier tarea es indispensable tener una visión clara de lo que se desea lograr, objetivos de cada esfuerzo para encaminarlo adecuadamente; por ello, en la medida de los posible visualiza lo más aproximado a la realidad escenarios de resultados y metas.
Para decidir qué es más importante, siempre prioriza aquello que en tiempo y resultados signifique un impacto mayor, por encima del origen de la tarea.
2. Mantén el foco
Trata de siempre concentrarte en hacer una tarea a la vez. El multitasking es una virtud muy valorada, pero que pocas personas pueden dominar de una manera óptima y realmente efectiva, por ello te recomendamos que seas realista y concentres toda tu atención en cosa por cosa, una ves resuelto un problema o tarea, podrás tomar el siguiente y así sucesivamente, de lo contrario tendrás una pila de tareas inconclusas y a medias que nunca acabarás y que solo entorpecerán tu rendimiento y manejo de tiempo.
Trata de nunca comenzar una tarea nueva sin antes terminar la tarea que estabas realizando previamente, ya que podrías correr el riesgo de nunca retomarla, traspapelarla o perder foco y concentración, resultando en una ejecución pobre.
En todo paso, guíate por tus anotaciones, tablas de estatus de entrega y estrategia, registra cuando pausas alguna tarea por tomar otra cosa, y cuándo finalmente la terminas y retomas una actividad; esto puede sonar engorroso, pero te ayudará a ahorrar tiempo, problemas, olvidos y confusiones.
3. Seguimiento
Cuando termines una serie de tareas es importante hacer seguimientos evaluativos que te permitan a ti y a tu equipo conocer resultados que favorezcan el mejoramiento de procesos y ejecuciones de tareas diarias, así como a mediano y largo plazo.
Evalúen qué tareas se finalizaron, cuáles no se terminaron y por qué, dónde hubo retrasos, qué motivo a dichos cuellos de botella, qué se puede delegar a otros equipos, qué se puede eliminar, sustituir o añadir para conseguir una mejor funcionalidad en los procesos de entrega y ejecución de tareas y proyectos; sin olvidar los costos operativos y de eficiencia que todo esto representa, así como el impacto que todas estas acciones tuvieron en contraposición directa con las metas y objetivos de cada tarea.
Recuerda que el correcto time management es cuestión de estrategia, disciplina, prueba y error.
